엑셀에서 주소록에서 한셀에 예를 들어 서울특별시 강동구 라고 써있는 경우가 있습니다. 근데 강동구만 추출해서 쓰고 싶은 경우 이름과 이메일을 나눠야 하거나, 괄호 안의 텍스트만 따로 추출해야 할 때, 아니면 주소에서 '서울특별시'만 뽑고 싶거나, 생년월일만 추출 또는 여러 데이터를 하나의 문장으로 합치고 싶을 때…
그래서 이럴때 LEFT,RIGHT,MID함수를 사용하여 데이터를 분리하곤 했습니다. 하지만 이러한 함수를 잘 사용하지 못하면 오히려 데이터 분리 시간보다 함수 때문에 입력시간이 더 걸리는 아이러니한 상황이 발생되 가장 귀찮은 작업 중 하나가 되기도 하고 그리고 복잡한 함수나 수식 을 써야 해서 머리가 아프셨던 분들이 많으실 겁니다. 그래서 결국 복잡하게 섞인 데이터를 정리하게 됩니다.
하지만 이제는 수식 하나 없이도 단축키 한 번이면
엑셀이 스스로 알아서 데이터를 정리해주는 마법 같은 기능이 있습니다.
바로 ‘빠른 채우기(Flash Fill)’ 기능입니다. 이 기능은 엑셀 2013 이후 버전부터 제공되며, 단축키는 Ctrl + E 입니다.
[목차]
💡 빠른 채우기란?
자 그렇다면 빠른 채우기는 무엇일까요? 빠른 채우기는 엑셀이 사용자의 입력 패턴을 학습하여 유사한 데이터를 자동으로 채워주는 기능입니다.
즉, 사용자가 몇 개만 예시로 입력하면 엑셀이 그 패턴을 이해하고 나머지 셀을 알아서 채워주는 기능인데요 덕분에 수식이 전혀 필요 없다는 점에서 특히 엑셀 초보자나 바쁜 실무자에게 매우 유용한 기능입니다..
✅ 기본 사용 방법
자 그러면 기본 사용 방법을 알아볼까요? 먼저 작업 순서는 아래와 같습니다.
- 먼저 정리하고 싶은 데이터가 있는 열 오른쪽에 새 열을 만들어 줍니다.
- 그 열에 원하는 형태의 값을 예시로 1개 이상 입력합니다.
- 그리고 Ctrl + E 를 누르면 나머지 셀들이 자동으로 채워집니다.
- 완성된 셀은 일반 텍스트로 입력되며, 수식이 아니라 고정된 값입니다.
이 기능은 데이터가 일관된 구조를 가지고 있을 때 특히 강력하게 작동합니다.
자 그러면 실전 예제를 통해 어떻게 하는지 알아 봅시다.
아래와 같은 데이터가 있다고 가정합니다.
🧪 실전 예시 1: 괄호 안 데이터만 추출하기
| 원본 데이터 | 추출데이터 |
| 김지훈(서울특별시) | 서울특별시 |
| 이서연(부산광역시) | 부산광역시 |
| 정하늘(대전광역시) | 대전광역시 |
| 김태연(광주광역시) | 광주광역시 |
| 김선태(충청북도) | 충청북도 |
| 박윤희(전라북도) | 전라북도 |
| 홍연희(대구광역시) | 대구광역시 |
| 문희수(대전광역시) | 대전광역시 |
👉 B2에 서울특별시 입력합니다. 후, Ctrl + E 눌러보세요.
→ 엑셀이 나머지 행의 괄호 안 내용을 자동으로 추출해줍니다.
이전에는 MID, FIND, LEFT, LEN 같은 텍스트 함수를 복잡하게 써야 했던 작업이
이제 단 2초 만에 끝납니다.
여기서 주의점이 있는데요 만약 B열의 데이터를 예제를 기준으로 서울 특별시만 적는다고 가정했을때
만약 상기와 같은 에러가 뜰 수 있는데요 이 메세지가 뜬다면 원인은 아래와 같습니다.
✅ 이 메시지가 나오는 핵심 원인
이 이유는 엑셀이 판단할 수 있는 ‘패턴의 예시’가 부족하거나 불명확하다는 뜻입니다.
즉, “이 사람이 뭘 하려고 하는 건지 잘 모르겠어…” 라는 뜻인데요. 😅
그렇기 때문에 보충 예제를 넣어 줘야 하는 것입니다.
이럴땐
예제 데이터를 최소 2개 이상 입력하세요
엑셀이 패턴을 인식하려면 적어도 2개 이상 예제를 제공해주는 게 좋습니다.
예시:
👉 이렇게 2개 예시를 먼저 입력하고, 3번째 셀에서 Ctrl + E를 눌러야 잘 작동합니다.
그리고 이 빠른 채우기 기능은 반대로 순서도 바꿀수 있습니다.
순서 바꾸기
먼저 예제를 봅시다
아래와 같은 데이터를 기준으로 김지훈(서울특별시)를 서울특별시 김지훈으로 바꿀수 있습니다.
방법은 상기와 동일 합니다.
| 원본 데이터 | 추출데이터 |
| 김지훈(서울특별시) | 서울특별시 김지훈 |
| 이서연(부산광역시) | 부산광역시 이서연 |
| 정하늘(대전광역시) | 대전광역시 정하늘 |
| 김태연(광주광역시) | 광주광역시 김태연 |
| 김선태(충청북도) | 충청북도 김선태 |
| 박윤희(전라북도) | 전라북도 박윤희 |
| 홍연희(대구광역시) | 대구광역시 홍연희 |
| 문희수(대전광역시) | 대전광역시 문희수 |
먼저 기준데이터를 만듭니다. 서울특별시 김지훈 B1, 부산광역시 이서연 B2 셀에 입력합니다.
자 깔끔하게 바뀌었죠?
🧪 실전 예시 2: 이메일 자동 생성
자 이번엔 E-Mail주소를 변경해 봅시다. 회사 생활을 하다보면 같은 회사 부서원들의 이메일 주소를 정리해야 하는 경우가 있는데요 이것역시 깔끔하게 정리됩니다.
| 이름 | 이메일주소 |
| jhkim | jhkim@company.com |
| selee | |
| mspark | |
| suntae | |
| taehee |
👉 B2에 jhkim@company.com 입력 후 Ctrl + E
→ 자동으로 이름 + 이메일 형식이 완성됩니다.
회사 내 명단 만들거나 대량 메일링 리스트 만들 때 유용합니다.
🧪 실전 예시 3: 주소에서 시도, 상세주소 분리
| 전체주소 | 시도 | 상세주소 |
| 충청북도 충주시 금릉로1 | 충청북도 | 충주시 금릉로1 |
| 서울특별시 강남구 삼성로 123 | 서울특별시 | 강남구 삼성로 123 |
| 부산광역시 해운대구 해운로 456 | 부산광역시 | 해운대구 해운로 456 |
| 광주광역시 서구 시청로 30 | 광주광역시 | 서구 시청로 30 |
| 대구광역시 서구 국채보상로 258 | 대구광역시 | 국채보상로 258 |
B2에 서울특별시, C2에 강남구 삼성로 123 입력 후 각각 Ctrl + E
→ 엑셀이 자동으로 시/도와 나머지를 분리해줍니다.
주소 정리, 배송지 분류, 고객정보 DB 구성에 유용
🧪 실전 예시 4: 숫자만 남기기
A열 (입력값) B열 (숫자만)
| 입력값 | 숫자만 추출 |
| 코드: 12345 | 12345 |
| 제품번호 67890 | 67890 |
| 제품 위치 3579 | |
| 제품 수량 5678 |
텍스트와 숫자가 섞인 데이터에서 숫자만 따로 추출해야 할 때,
B2에 12345 입력 → Ctrl + E
→ 모든 숫자만 자동 추출 완료.
🧪 실전 예시 5: 여러 셀의 문장 하나로 합치기
A열 (이름) B열 (부서) C열 (출력문장)
| 이름 | 부서 | 출력문장 |
| 김지훈 | 마케팅팀 | 김지훈 님은 마케팅팀에 소속되어 있습니다. |
| 이서연 | 개발팀 | |
| 박민국 | 영업부 | |
| 김홍파 | 구매부 |
C2 셀에 한 문장 입력 → Ctrl + E
→ 엑셀이 알아서 패턴을 인식해 전체 문장을 자동으로 완성해줍니다.
소개서, 명단, 문장 조합 자동화에 정말 유용합니다.
✅ 채우기의 다른 방법(마우스 이용하기)
자 그러면 Ctrl+E 외에 다른 채우기 방법을 알아볼까요?
자 그러면 실전 예제를 통해 어떻게 하는지 알아 봅시다.
아래와 같은 데이터가 있다고 가정합니다.
1. 먼저 정리하고 싶은 데이터가 있는 열 오른쪽에 새 열을 만들어 줍니다.
2. 그 열에 원하는 형태의 값을 예시로 1개 이상 입력합니다.
3. 그리고 채우기를할 셀의 첫번째 조건을 선택하고 채우기 할 범위를 지정해 줍니다.
4. 그럼 지정한 범위 모서리 하단에 자동 채우기 옵션이 나타나는데 자동채우기 옵션을 눌러 줍니다.
5. 자동 채우기를 넣으면 아래 처럼 자동으로 변경되어 채워 집니다. 참 쉽쥬~?
⚠️ 주의사항: 빠른 채우기의 한계
- 패턴이 불분명하거나 예시가 너무 적으면 오작동할 수 있습니다.
- 숫자/문자/특수기호가 섞여 있거나 불규칙한 경우에도 정확도가 떨어질 수 있습니다.
- 결과값은 수식이 아닌 텍스트로 고정되므로 데이터 변경 시 자동 반영되지 않습니다.
✅ 해결 방법: 1~2개 예시 말고 3개 이상 예시를 입력하면 정확도가 높아집니다.
정 안 되면 수식이나 파워쿼리 활용도 고려해보세요.
📌 참고: 어떤 버전에서 사용 가능한가요?
- 엑셀 2013 이상 버전에서만 지원
- 단축키는 Ctrl + E
- Excel 365/2021에서는 [데이터] 탭 > [빠른 채우기] 아이콘으로도 사용 가능
✅ 마무리하며
복잡하게 느껴졌던 데이터 정리,이제는 빠른 채우기 하나면 놀라울 정도로 간단해집니다.
특히 이름, 이메일, 주소, 괄호 문자, 숫자 분리, 문장 조합 등 반복되는 정리 업무가 많을수록 이 기능의 진가가 빛을 발합니다.
단순해 보여도 실무에서 마주하는 대부분의 정리는 결국 ‘패턴’입니다. 그 패턴을 엑셀이 스스로 이해하고 따라 하게 만든 기능이 바로 ‘빠른 채우기’죠. 이제부터는 Ctrl + E 이 단축키 하나로 데이터 정리 마스터해보시길 바랍니다..
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